Se você não utiliza um gerenciador de e-mails, está na hora de pensar em adotar essa fantástica ferramenta.

Por que você precisa de um gerenciador de e-mails

O seu sistema está funcionando, sua comunicação com o seu cliente está fluindo. É normal que você faça a pergunta “Por que devo usar um gerenciador de e-mails?”
A dúvida pode parecer complicada, mas a resposta é bem simples. Eficiência. Vamos apresentar alguns benefícios:

Agilidade e padronização de respostas

Um gerenciador de e-mails não apenas ajuda no foco dos atendentes, mas a solução é pensada para ser a melhor forma de responder as mensagens de seus clientes (externos e internos). Isso pois permite que todas as informações estejam acessíveis com o mínimo de distrações.
Além disso, ajuda a melhorar a eficiência do seu time tanto no prazo quanto na qualidade das respostas. Como? Permitindo categorizar os clientes e padronizar respostas para mais agilidade.

E-mails tratados em equipe

Outra vantagem do gerenciador de e-mails está na organização e gestão de um time com vários atendentes! Ele permite a organização e segmentação de todos os e-mails de forma prática e simples, e auxilia os gestores na divisão das tarefas entre a equipe.

Além disso, é muito importante  que todos os usuários saibam quais e-mails já foram respondidos e quais não.

Chega de responder o mesmo e-mail duas vezes, ou pior, nem responder…

Segmentação de e-mails

O gerenciador permite também separar os e-mails em categorias, ajudando numa melhor distribuição das mensagens para cada membro da equipe, de acordo com as habilidades de cada um.

A segmentação também pode ser feita de acordo com o SLA correspondente a cada assunto, e você  poderá priorizar o atendimento a clientes VIP.

Estatísticas e dados concretos

A maior vantagem que o gerenciador de e-mail tem em comparação às caixas de e-mail padrão é a praticidade em retirar relatórios específicos de tempo de atendimento, produtividade e análise de quais assuntos estão sendo tratados pelo seu time.

Isso faz com que as informações fiquem muito mais claras e a tomada de decisão seja embasada em dados concretos, reduzindo a necessidade de testes ou re-trabalho.

Sabendo porque seus clientes estão entrando em contato com você, e tendo relatórios apontando os principais motivos de contato você poderá atuar em cima desses números e tomar medidas para reduzir os contatos desnecessários.

Ou seja, o gerenciador de e-mails vai te ajudar a suprimir gargalos, reduzir custos em sua empresa e facilitar o dia-a-dia de sua equipe, além de te oferecer métricas importantes para a tomada de decisão. Se você ainda não utiliza essa ferramenta, converse conosco.
A enContact tem um plano ideal para você!

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