A gestão de equipes de atendimento pode ser desafiadora, mas com os recursos certos é possível otimizar processos, reduzir custos e impulsionar seus resultados.

Os desafios da gestão de equipes de atendimento

A sua demanda começou a subir! Com ela, sua empresa está faturando mais, atendendo mais clientes e, consequentemente, sua equipe de atendimento vai precisar de uma adição ao time.

Em geral, um braço novo para fazer o trabalho operacional significa mais trabalho feito em menos tempo, certo?
Bom, é essa a ideia. É claro que se as coisas não estiverem organizadas, um atendente eficiente faz melhor o trabalho do que dois atendentes confusos.
Mas, como evitar a confusão?!
Tudo começa com a organização.
Agora que mais um atendente entrou sua empresa precisa eficácia e eficiência para receber e resolver os e-mails que chegam à sua caixa.
É possível fazer o trabalho sem um gerenciador de e-mails? Com certeza! Entretanto, isso deixa o seu sistema mais propenso à falhas humanas. É fácil imaginar um momento em que dois atendentes respondem o mesmo e-mail com segundos de diferença, ou não respondem algum e-mail para deixar que outro o faça.

Então, para mitigar essa possibilidade, é altamente recomendado o uso de um gerenciador de e-mails.

Com um gerenciador, você pode organizar seu fluxo e oferecer aos seus atendentes a plataforma necessária para que trabalhem com eficiência e organização. Um ambiente limpo de distrações com segmentação de e-mails. Cada assunto, um destino. Cada destino chega de uma forma já alinhada para o atendente, facilitando o trabalho de triagem e permitindo um atendimento mais ágil.

Com um procedimento otimizado, cada atendente pode realizar o seu trabalho da melhor forma possível.
Um gerenciador de e-mails também deve conter informações importantes para os atendentes. Ao saber do trajeto da mensagem, pode-se economizar muito tempo do cliente, tornando o atendimento mais ágil quando a troca de informações pela equipe é feita pelo próprio sistema. Principalmente em casos de atendimentos em níveis!

E como gerenciar?
O trabalho do gestor é muito importante nesse processo.
Ele demanda uma visão mais analítica aos detalhes, para que sejam identificados os problemas nos processos e sejam propostas melhorias. Tais informações e dados podem ser extraídos diretamente do gerenciador de e-mails, novamente, motivo dele se fazer tão importante.
Você pode começar a usar um gerenciador de e-mails na sua empresa desde já. Com um, dois ou muitos agentes, o trabalho de atendimento vai ficar mais ágil e a gestão terá informações valiosas tanto para melhorias da equipe, quanto da empresa como um todo.

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