5 Dicas para implementar um processo eficiente

    Já falamos aqui sobre a importância dos processos nas empresas.
    Mas como fazer uma implementação eficiente sem causar traumas para a equipe e o andamento das operações?

    Preste atenção nessas 5 dicas!

    1Tenha dados para embasar seu planejamento!

    O primeiro passo para a definição de um processo eficiente, é a coleta e análise dos dados necessários para a identificação de gargalos, problemas, perfis das equipes e volume de trabalho. Sem esses dados, desenhar um processo mais eficiente será como andar no escuro e sem GPS.
    E onde conseguir esses dados? Normalmente o levantamento é realizado de forma manual, e além de levar bastante tempo, as informações podem não estar tão corretas quanto parecem.

    Sabia que um gerenciador de e-mails pode te ajudar muito com isso? Já falamos um pouco sobre isso nesse post.
    Aqui na enContact, quando precisamos de ajustes ou mudanças, nós sempre consultamos primeiro os relatórios que a ferramenta nos oferece, como produtividade, motivos de contato e SLA. Assim, podemos ter uma visão geral e dados totalmente atualizados e corretos.
    Muito dificilmente seu primeiro processo estará perfeito. Cada equipe é única e cada profissional reage de formas diferentes a como as coisas mudam. Então, entenda isso e esteja pronto para mudar etapas do seu processo ou descartar e recomeçar se for necessário.

    2 – Documente TUDO !

    Uma das regras para não deixar nada passar é documentar tudo. Em geral, usamos o e-mail para deixar tudo registrado, e é uma ótima ferramenta para isso. Então, na hora que estiver desenhando o seu processo, lembre-se de documentá-lo!

    Mesmo que seja num guardanapo, é importante que esse desenho possa ser acessado posteriormente para analisar o processo novamente e pensar em mudanças, alterações ou, até para que ele possa ser base para outros processos semelhantes.

    3 – Prepare a Equipe

    Nem todos os processos são tão maleáveis e podem ser adequados às equipes. Por vezes, quando um processo vem já pronto recebido de uma decisão superior é necessário fazer uma preparação e entender em conjunto com a equipe como ele vai funcionar e como cada um vai ser impactado.

    Então prepare a sua equipe, entenda o processo geral e converse com eles sobre as mudanças que vão ocorrer, pode deixar a transição muito mais fácil.

    4 – Estude as necessidades

    Quando um processo é desenhado por quem vai operá-lo diariamente, a tendência é que ele seja semelhante a maneira em que as coisas já funcionam.

    Por outro lado, se o processo for desenhado por uma pessoa que está apenas olhando a ponta final, ele pode não encaixar na realidade do seu time.

    Então, quando for desenhar um processo, estude as necessidades e pense em como implantar esse processo de forma funcional para a equipe e para as suas necessidades.

    5 – Mantenha a simplicidade em foco

    Um dos objetivos dos processos empresariais é facilitar ou esclarecer determinadas tomadas de decisão ou criar uma linha de trabalho funcional para um determinado fim.
    De nada adianta se o processo criado tiver dezenas de etapas desnecessárias, prazos mirabolantes e não for pensado de forma simples.
    Será um problema para executar e um problema ainda maior para gerenciar.
    Então, quando pensar em processos, tenha a simplicidade em foco sem perder mão da qualidade.

    Com essas dicas as mudanças podem ser bem mais tranquilas. A gestão de processos é uma tarefa importante e uma implantação segura de um processo funcional deixa tudo mais fácil.
    Nós estamos aqui para te ajudar, principalmente nas tarefas mais cansativas como coleta de dados! Confira mais sobre como enContact gerenciador de e-mails pode ajudar sua empresa nessa missão clicando aqui.

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