Como gerenciar emails da maneira eficiente?

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    O e-mail se tornou uma ferramenta de extrema importância dentro das empresas, por isso, fazer uso adequado das suas funcionalidades é uma prioridade, principalmente para os setores de Atendimento ao Cliente. Cada vez mais os consumidores buscam a internet para tirar dúvidas, fazer reclamações ou expôr criticas, sejam elas positivas ou negativas. Deste modo, saber como gerenciar e-mails de uma forma produtiva, é uma obrigação para as empresas que estão dispostas a não errar no atendimento ao cliente.

    Devido às novas tecnologias do mercado, as pessoas começaram a utilizar o e-mail até mesmo do própriosmartphone, isso aumenta a responsabilidade das empresas em responder em tempo hábil, além de apresentar uma solução satisfatória, sendo este, o grande desafio de uma Central de Atendimento.

    Por isso, confira agora como gerenciar seu e-mails de maneira eficaz, proporcionando um atendimento de excelência aos seus clientes:

    Confirme o recebimento dos e-mails

    Quando alguém envia um e-mail, no minimo, ela espera que a resposta chegue rapidamente! Sabemos que nem sempre isto será possível, porém, o primeiro passo é enviar um e-mail de confirmação de recebimento, identificando um número de protocolo ou outra informação que seja válida.

    Com certeza, você já enviou um e-mail e ficou em dúvida sobre seu recebimento, esta situação é natural e pode acontecer com qualquer um, porém, sua empresa precisa demonstrar uma atenção especial. Desta forma, quando o cliente é alertado sobre o recebimento do e-mail, ele se sentirá mais aliado e confiante diante das devidas providências que serão tomadas.

    Automatize os processos de e-mail

    Para que sua equipe possa ter livre acesso ao cadastro de clientes, assim como os e-mails que precisam de uma solução, é ideal ter um software específico que realize esta integração, já que os clientes podem entrar em contato por outros canais de atendimento e necessitam que todos conheçam os procedimentos que já estão sendo adotados.

    Para o cliente, não existe nada mais frustrante do que entrar em contato com uma empresa e identificar que os atendentes não sabem sobre o seu caso. Por isso, manter sua equipe atualizada, e com fácil acesso aos cadastros gera mais credibilidade para a própria empresa.

    Tenha um banco de dados com respostas prontas

    Ter disponível respostas padrões auxiliam no aumento da produtividade, já que existem muitas dúvidas ou informações que são similares, e podem ser solucionados com as palavras certas. No entanto, é necessário sempre atualizar este banco de dados, e optar por um motor de busca inteligente que facilite todo o processo.

    Contudo, lembre-se de não redigir respostas automáticas que tratem o problema do cliente de forma fria, neste caso, a melhor opção é utilizar uma linguagem acessível que demonstre que a empresa busca as melhores soluções.

    Oferecer web self-service

    Este recurso já é muito utilizado nos canais de atendimentos, diante das vantagens que ele oferece. O web self-service é uma plataforma que contém respostas específicas para consultas que são realizadas com frequência pelos clientes. Utilizando esta gestão de e-mail, o atendimento se torna mais produtivo, já que muitos clientes já solucionam suas dúvidas através do auto atendimento.

    Monitorar os atendimentos

    Para saber como sua empresa está respondendo os clientes, é necessário obter uma ferramenta adequada de gerenciamento, a qual possa fornecer estatísticas sobre o número de e-mails recebidos, enviados, o tempo de tratativa, os níveis de produtividade. Estas informações são importantes para mensurar o desempenho da empresa, e podem contribuir para o melhoramento do atendimento, apontando novas ações que precisam ser tomadas.

    Gostou das nossas dicas sobre como gerenciar e-mails? Então aproveite para aprender a usar o e-mail como uma ótima ferramenta de trabalho!

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