Como aumentar a produtividade da equipe

    O e-mail é a ferramenta mais utilizada por empresas para a comunicação com seus clientes, e entre seus colaboradores. No entanto, uma das maiores dificuldades encontradas é a extração de métricas de qualidade e produtividade. A maiorias das soluções de e-mail não trabalha de forma integrada, e pode até prejudicar o bom funcionamento da equipe.
    Entretanto, com ferramentas adequadas é possível não apenas melhorar o atendimento ao cliente, mas também aumentar a produtividade. Abaixo apresentamos algumas dicas sobre como aumentar a produtividade de sua equipe.

    Mensurar o volume de trabalho

    Mensurar o volume de trabalho é um importante indicador de produtividade. Esse indicador pode estar associado a outras métricas, mas passa uma importante informação sobre o desempenho de cada colaborador.
    É importante que gestores consigam saber quantos e-mails cada membro da equipe troca por dia e quais os principais assuntos tratados. Essas informações mostram ao gestor se algum membro está focado em tarefas improdutivas ou sem importância, ou então se alguém está sobrecarregado com assuntos delicados ou que tomem muito tempo.
    Muitas vezes, os colaboradores têm a sensação de que seus gestores não estão atentos ao volume de trabalho, e como isso afeta a produtividade, porém sem ferramentas adequadas, os gestores não têm como mensurar a produtividade de cada um.

    Divisão de tarefas e trabalho em equipe

    Falamos sobre a importância de mensurar o volume de trabalho de cada colaborador. Agora, vamos falar um pouco sobre como essas métricas podem ajudar no bom funcionamento da equipe.
    Uma vez que o gestor sabe exatamente como cada colaborador está desempenhando suas tarefas, é importante que ele consiga efetuar ajustes que auxiliem na produtividade da equipe como um todo. Por exemplo, podemos dizer que em uma determinada semana o colaborador 1 está tratando de muitos assuntos urgentes, sobrecarregado e sua produtividade está diminuindo ao longo do dia, enquanto o colaborador 2 não está com nenhuma pendência urgente, e está apenas respondendo e-mails rotineiros.
    Nesse caso, e sabendo disso, o gestor pode redistribuir as tarefas e criar grupos de trabalho. Essa medida irá desafogar aqueles que estão sobrecarregados, e conseguirá aumentar a produtividade do time todo.

    Acesso rápido às informações

    Ficar “caçando” informações não é nada produtivo. Toma tempo, disposição e energia dos colaboradores e gestores. Por isso, é importante que todos os membros de uma equipe tenham agilidade e facilidade na busca por informações rotineiras e triviais (imagine ter que abrir diversas planilhas diferentes apenas para encontrar uma informação sobre um cliente que está ao telefone, ou então ter que acionar toda a equipe para descobrir quem respondeu a um determinado e-mail).
    Assim, ter uma ferramenta que permita a todos buscar informações com agilidade e eficiência é fundamental. Além de reduzir o tempo gasto, aumenta a produtividade da equipe, uma vez que não precisarão parar o que estão fazendo e perder a concentração para iniciar uma “caça ao tesouro”.
    Além disso, a agilidade no acesso à informação pode ajudar sua empresa a evitar crises e gargalos, como falamos em outro post.

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