Aprenda a usar o e-mail como uma ótima ferramenta de atendimento

    Hoje em dia, a maioria das pessoas tem um e-mail. Ter sua própria caixa de entrada se tornou, aliás, um requisito para várias ações na internet, como preencher formulários de websites. Além disso, o e-mail se transformou em um dos principais canais de comunicação para os empreendimentos atuais: é por meio dele que você pode, por exemplo, estabelecer uma relação mais próxima com seus clientes, tirar dúvidas sobre seus produtos e serviços e realizar vendas. Mas todas essas facilidades não tornam o uso do correio eletrônico uma tarefa tão simples assim. O atendimento por e-mail requer cuidado e atenção. Quer saber como tirar proveito dessa ferramenta? Então leia esta postagem e aprenda:

    Seja objetivo e evite mensagens extensas

    Existe algo que cause mais frustração do que ser obrigado a ler um monte de coisas quando estamos buscando apenas uma informação? Então não perca o foco! Seus e-mails devem ser breves e objetivos. Evite todo e qualquer dado desnecessário.

    Saiba como se dirigir aos seus clientes

    Tente não chamar os destinatários pelo nome completo, pois o tom da mensagem fica muito formal e intimidador — e sua empresa precisa criar uma imagem amigável. Evite também chamá-los de “cliente”. Nesse caso, você demonstra descaso e parece que a pessoa sequer tem um nome. Tratar apenas pelo primeiro nome é uma boa estratégia.

    Fique atento à ortografia

    Ninguém gosta de ler um texto com erros de ortografia. Quando os clientes notam erros na escrita, eles perdem o interesse por aquilo que você tem a dizer. Além disso, o impacto negativo é automático: sua empresa perde credibilidade e as pessoas sentem que sua marca está despreparada.

    Diminua a impessoalidade com uma assinatura personalizada

    Suponhamos que seu e-mail seja genérico, do tipo “comercial@***.com.br”. Então siga a seguinte checklist: trate de se apresentar brevemente no começo da mensagem, mostre para o destinatário que existe alguém de verdade por trás do atendimento por e-mail e assine com o seu nome.

    Não deixe os servidores interpretarem seu e-mail como spam

    Muito cuidado! Na tentativa de evitar que seus clientes recebam mensagens indesejadas, os servidores de e-mail têm uma “lista negra” de palavras. Quando esses termos são identificados, os servidores encaminham o e-mail para a pasta de spam ou para a lixeira. Evite expressões como “grátis”, “promoção”, “clique aqui” e “você ganhou”. GIFs (formato de imagens animadas) também costumam ser bloqueados.

    Seja criativo e faça um atendimento customizado

    Apesar de importante, o script de atendimento está muito desgastado. Os clientes percebem que você está seguindo um roteiro, e a conversa tende a ficar morna. Sendo assim, faça um esforço! Responda com criatividade e torne sua resposta empolgante.

    O e-mail é uma excelente forma de atendimento, mas é preciso ficar atento para garantir o sucesso das suas metas. Seja rápido nas respostas e busque sempre satisfazer seus clientes. Afinal, pessoas alegres tendem a fazer outro negócio com você e a recomendar sua marca para conhecidos.

    Conte para nós: você tem cumprido com todo o cuidado e atenção que o atendimento por e-mail exige? Está com outra dúvida sobre o assunto? Deixe um comentário com suas experiências e questões!

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    - enContact - Gerenciador de e-mail

    […] grande que hoje as empresas usam as mensagens como forma de documentar declarações e atividades, atender clientes, fazer acordos e solicitações. O e-mail também é importante para o trânsito e o […]

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